Daten sicher verwalten

Dokumentenmanagementsysteme: Lösungen für Unternehmen aller Größen und Branchen

Behalten Sie den Überblick über Ihre Dokumente und nutzen Sie alle Vorteile der Digitalisierung: docudoxx ist eine sichere web- und app-basierte Cloud-Plattform zum Dokumentenmanagement, die wir in Kooperation mit einem großen deutschen Systemhaus vermarkten.

Das docudoxx-Logo auf grauem Hintergrund
Das docudoxx Logo auf grauem Grund.

docudoxx: das EU-DSGVO-konforme und cloudbasierte Mini-Dokumentenmanagementsystem für KMUs

Stellen Sie Ihre Dokumente digital zu

Der manuelle Druck und Versand von Dokumenten, seien es Rechnungen, Entgeltdokumente oder Bescheide jeder Art, ist eine simple Tätigkeit, die gerade bei hohem Druckvolumen enorm viel Zeit und Ressourcen kosten kann.  

In Zeiten der Digitalisierung sollte es doch aber eine noch wesentlich schnellere und effizientere Lösung geben! Mit einem Dokumentenmanagementsystem ist die digitale Zustellung von Dokumenten nicht nur zeiteffizienter, sondern sie minimiert Aufwände, welche die Kosten in die Höhe treiben.

Kostenoptimierung und Effizienzsteigerung

Optimieren Sie die Dokumentenkommunikation mit Ihren Mitarbeitern oder Geschäftspartnern, indem Sie ihnen ein persönliches Online-Postfach geben. Anschließend stellen Sie alle Unterlagen wie z.B. Lohn- und Gehaltsdokumente oder Rechnungen direkt digital zu.

Damit optimieren Sie nicht nur die internen Prozesse, sondern steigern auch die Effizienz Ihres Unternehmens und sparen Kosten für Handling und Versand.

Zeitersparnis für Ihre Personalabteilung

Ihre Empfänger erhalten die Gehaltsabrechnungen in ihren eigenen „Online-Briefkasten“ und haben diese immer auf ihrem Handy, Tablet oder PC griffbereit, ohne die Dokumente extra abzuheften. So kann auch nichts verloren gehen. Die Personalabteilung hat keinen manuellen Aufwand mehr mit dem Druck und der Verteilung von Papier-Gehaltsabrechnungen. Damit bleibt Ihnen Zeit für das Wesentliche.

Gesetzeskonformes Dokumentenarchiv

Da es sich um keine Portallösung handelt, besteht für die Empfänger die Möglichkeit andere geschäftlichen oder privaten Unterlagen wie z.B. Angebote, Rechnungen oder E-Mails gesetzeskonform zu archivieren. Das gilt natürlich auch wenn Sie Ihre vorhandenen physischen Dokumente digitalisieren.

Anschließend lässt sich docudoxx auch zum Filesharing nutzen. Sie können damit eigene Dokumente mit anderen Geschäftspartnern und Kunden teilen oder mithilfe von geschützten Links veröffentlichen.   

Wir legen sehr viel Wert auf Vertrauen und Sicherheit und stellen dies bei all unseren Handlungen in den Vordergrund. Das bedeutet, Sie können sich auf deutschen Datenschutz verlassen. Das bietet Ihnen den Vorteil, dass Sie besonders als Unternehmen compliancekonform mit unserer Plattform arbeiten können. 

Anforderungen der Gobd erfüllen

Elektronisch steuerrelevante Dokumente unterliegen strengen Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten. Wenn Sie diese Unterlagen einmal elektronisch erstellt haben, müssen Sie diese auch zwingend elektronisch aufbewahren. Es genügt nicht, sie lediglich auszudrucken und in Papierform aufzubewahren, weil dabei immer nur eine Kopie der Dokumente erstellt wird.

Mit docudoxx  erhalten Sie eine Lösung zur digitalen Archivierung Ihrer Rechnungen und allen anderen geschäftlichen Unterlagen. 

Je nach Lizenzmodell verfügt die Lösung über eine Software-Bescheinigung nach IDW PS880. Damit wird versionsabhängig bestätigt, dass – bei korrekter Verwendung – Dokumente mit docudoxx online und revisionssicher abgelegt werden können.

Digital, sicher und rechtskonform

Optimieren Sie die Dokumentenkommunikation mit Ihren Geschäftspartnern, Mitgliedern, Lieferanten und Kunden. Als docudoxx-Provider stellen Sie Ihren Kommunikationspartnern einfach und sicher Dokumente digital zur Verfügung.

Ihre Empfänger erhalten mit docudoxx gleichzeitig zahlreiche Mehrwerte und Nutzungsmöglichkeiten sowie ein eigenes, sicheres Online-Archiv. Seien Sie der Konkurrenz einen Schritt voraus und bieten Sie Ihren Kunden, Mitarbeitern und Mitgliedern diese modernen, digitalen Kommunikationswege!

Natürlich können Sie Dokumente über docudoxx auch digital empfangen – und das alles über ein deutsches, zertifiziertes Hochsicherheitsrechenzentrum. Diese digitalen Dokumente können dann auf Ihrer Seite automatisiert weiterverarbeitet werden, dank der Dokumenteneigenschaften und Formulardaten, die vom Versender vergeben werden können.

Verabschieden Sie sich von Posteingangs- und Papierverarbeitung und erhalten Sie Ihre Unterlagen direkt digital. Das macht die Prozesse schneller, einfacher und weniger fehleranfällig.

Unsere Lizenzmodelle für Dokumentenmanagementsysteme
  • Light
  • Business
  • DMS

Zu den Zertifikaten

Piktogramm: Person mit Sprechblase berät.

Vergleich docudoxx und d3 – documentus Köln als Empfehlungsgeber

Möglicherweise stößt docudoxx an seine Grenzen, wenn Unternehmen eine bestimmte Größe und Struktur überschreiten.
Begleiten wir Sie mit unseren Lösungen in die digitale Zukunft und sie haben ein veraltetes oder kein DMS im Einsatz, dann kooperieren wir mit starken Partnern.

Was kann docudoxx und wie funktioniert es?

Sehen Sie sich in diesem Film die Funktionalitäten dieser cloudbasierten Anwendung an und lassen Sie sich in wenigen Sekunden erklären, wie docudoxx funktioniert und was es kann.

Externer redaktioneller Inhalt

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Die Keyfacts über docodoxx

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Hauptsitz in Deutschland

Die Serverstandorte werden ausschließlich in deutschem Hoheitsgebiet betrieben, dadurch gilt deutscher Datenschutz.

Verschlüsselung

Jedes Dokument wird verschlüsselt abgespeichert – nach aktuellem Industriestandard mit AES-256-Bit Verschlüsselung.

IDW PS 880 Bericht

Je nach Version hat docudoxx eine Software-Bescheinigung nach IDW PS880 erhalten. Sie bestätigt, dass Dokumente mit docudoxx revisionssicher online abgelegt werden können.

ISO 27001 Zertifizierung

Unser Rechenzentrum besitzt eine ISO 27001 Zertifizierung. Unter anderem sind die Daten georedundant gespeichert, um einen Datenverlust im Katastrophenfall vorzubeugen.

Sprechen Sie mich an

Wir haben immer ein offenes Ohr für Sie. Kommen Sie mit Ihren Fragen und Herausforderungen gerne auf uns zu. Wir werden eine Lösung finden

Dipl.-Volksw. Karsten Vieler im Portrait.

Dipl.-Volksw. Karsten Vieler
Prokurist