Dokumentenmanagementsysteme: Lösungen für Unternehmen aller Größen und Branchen

docudoxx: das EU-DSGVO-konforme und cloudbasierte Mini-Dokumentenmanagementsystem für KMUs

Stellen Sie Ihre Dokumente digital zu

Der manuelle Druck und Versand von Dokumenten, seien es Rechnungen, Entgeltdokumente oder Bescheide jeder Art, ist eine simple Tätigkeit, die gerade bei hohem Druckvolumen enorm viel Zeit und Ressourcen kosten kann.  

In Zeiten der Digitalisierung sollte es doch aber eine noch wesentlich schnellere und effizientere Lösung geben! Mit einem Dokumentenmanagementsystem ist die digitale Zustellung von Dokumenten nicht nur zeiteffizienter, sondern sie minimiert Aufwände, welche die Kosten in die Höhe treiben.

Kostenoptimierung und Effizienzsteigerung

Optimieren Sie die Dokumentenkommunikation mit Ihren Mitarbeitern oder Geschäftspartnern, indem Sie ihnen ein persönliches Online-Postfach geben. Anschließend stellen Sie alle Unterlagen wie z.B. Lohn- und Gehaltsdokumente oder Rechnungen direkt digital zu.

Damit optimieren Sie nicht nur die internen Prozesse, sondern steigern auch die Effizienz Ihres Unternehmens und sparen Kosten für Handling und Versand.

Zeitersparnis für Ihre Personalabteilung

Ihre Empfänger erhalten die Gehaltsabrechnungen in ihren eigenen „Online-Briefkasten“ und haben diese immer auf ihrem Handy, Tablet oder PC griffbereit, ohne die Dokumente extra abzuheften. So kann auch nichts verloren gehen. Die Personalabteilung hat keinen manuellen Aufwand mehr mit dem Druck und der Verteilung von Papier-Gehaltsabrechnungen. Damit bleibt Ihnen Zeit für das Wesentliche.

Gesetzeskonformes Dokumentenarchiv

Da es sich um keine Portallösung handelt, besteht für die Empfänger die Möglichkeit andere geschäftlichen oder privaten Unterlagen wie z.B. Angebote, Rechnungen oder E-Mails gesetzeskonform zu archivieren. Das gilt natürlich auch wenn Sie Ihre vorhandenen physischen Dokumente digitalisieren.

Anschließend lässt sich docudoxx auch zum Filesharing nutzen. Sie können damit eigene Dokumente mit anderen Geschäftspartnern und Kunden teilen oder mithilfe von geschützten Links veröffentlichen.   

Wir legen sehr viel Wert auf Vertrauen und Sicherheit und stellen dies bei all unseren Handlungen in den Vordergrund. Das bedeutet, Sie können sich auf deutschen Datenschutz verlassen. Das bietet Ihnen den Vorteil, dass Sie besonders als Unternehmen compliancekonform mit unserer Plattform arbeiten können. 

Anforderungen der Gobd erfüllen

Elektronisch steuerrelevante Dokumente unterliegen strengen Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten. Wenn Sie diese Unterlagen einmal elektronisch erstellt haben, müssen Sie diese auch zwingend elektronisch aufbewahren. Es genügt nicht, sie lediglich auszudrucken und in Papierform aufzubewahren, weil dabei immer nur eine Kopie der Dokumente erstellt wird.

Mit docudoxx  erhalten Sie eine Lösung zur digitalen Archivierung Ihrer Rechnungen und allen anderen geschäftlichen Unterlagen. 

Je nach Lizenzmodell verfügt die Lösung über eine Software-Bescheinigung nach IDW PS880. Damit wird versionsabhängig bestätigt, dass – bei korrekter Verwendung – Dokumente mit docudoxx online und revisionssicher abgelegt werden können.

Digital, sicher und rechtskonform

Optimieren Sie die Dokumentenkommunikation mit Ihren Geschäftspartnern, Mitgliedern, Lieferanten und Kunden. Als docudoxx-Provider stellen Sie Ihren Kommunikationspartnern einfach und sicher Dokumente digital zur Verfügung.

Ihre Empfänger erhalten mit docudoxx gleichzeitig zahlreiche Mehrwerte und Nutzungsmöglichkeiten sowie ein eigenes, sicheres Online-Archiv. Seien Sie der Konkurrenz einen Schritt voraus und bieten Sie Ihren Kunden, Mitarbeitern und Mitgliedern diese modernen, digitalen Kommunikationswege!

Natürlich können Sie Dokumente über docudoxx auch digital empfangen – und das alles über ein deutsches, zertifiziertes Hochsicherheitsrechenzentrum. Diese digitalen Dokumente können dann auf Ihrer Seite automatisiert weiterverarbeitet werden, dank der Dokumenteneigenschaften und Formulardaten, die vom Versender vergeben werden können.

Verabschieden Sie sich von Posteingangs- und Papierverarbeitung und erhalten Sie Ihre Unterlagen direkt digital. Das macht die Prozesse schneller, einfacher und weniger fehleranfällig.

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