Alles was digitalisiert werden kann, wird digitalisiert

Dokumente scannen und digitalisieren

Alle Bereiche der Lebens- und der Geschäftswelten werden von der Digitalisierung erfasst. Profitieren Sie von unserer Expertise als Scandienstleister und lassen Sie Ihre Dokumente digitalisieren. Wir bauen für Sie über Partner- und Kooperationsmodelle ganzheitliche Lösungsansätze auf.

KI-gestützter Roboter der ein Ipad in den Händen hält

Digitalisieren ist mehr als nur scannen

Ziel unserer digitalen Leistungen wie das Scannen und Digitalisieren ist es, Ihre Unternehmensstruktur und -kultur behutsam mitzunehmen, damit Sie von den Vorzügen digitaler Abläufe und Prozesse profitieren. Seien Sie gegenüber Ihren Marktbegleitern den entscheidenden Schritt voraus und zeigen Sie Ihren Kunden, wie fit Ihr Unternehmen ist und wie Sie das Potential digitaler Möglichkeiten für Ihre Organisation nutzen.

Denn: Nur wer mehr über (s)einen Kunden weiß, wird das Geschäft erfolgreich abschließen. Schaffen Sie Freiräume und erweitern Sie Ihre Kapazitäten. Verwalten Sie Ihre Informationen mit uns unabhängig von Raum und Zeit. Profitieren Sie von unseren maßgeschneiderten Lösungen für Ihre individuellen Anforderungen.

Dokumente digitalisieren und scannen ganz einfach in 5 Schritten

  1. Beratung: Gemeinsam legen wir mit Ihnen Ihre persönliche Digitalisierungsstrategie fest. Der Bedarf wird ermittelt und Sie erhalten ein projektbezogenes Angebot.
  2. Projektabstimmung: In einem Workshop erarbeiten wir Ihren Leistungskatalog.
  3. Datenübernahme: Wir übernehmen Ihre Datenbestände – natürlich 100% datenschutzkonform.
  4. Scannen und Digitalisieren: Unter höchster Sicherheitsstufe scannen wir bis 350.000 Blatt pro Tag.
  5. Datenübergabe: Sie erhalten Ihre digitalen Datensätze optimal aufbereitet für Ihr Zielsystem. Auf Wunsch erfolgt die Rückführung Ihrer physischen Unterlagen, die Aktenlagerung und/oder Aktenvernichtung.

Dokumente scannen: Lernen Sie unseren Service kennen

Unser Service beginnt mit dem Scannen und Digitalisieren Ihrer Akten und Dokumente. Im Anschluss bereiten wir Ihre digitalen Datensätze für Ihr Zielsystem (DMS, ERP, ...) entsprechend auf.

Von der Basisakte (pdf-A Datei pro Aktenordner) über die Multiregisterakte (pdf-A Datei pro Register) bis hin zur voll klassifizierten Akte (pdf-A Datei pro Dokument) digitalisieren wir Ihr Bestandsarchiv und/oder verarbeiten Ihre Tages- und Eingangspost.

Die Leistung der documentus Köln im Überblick:

  • Digitalisierung Ihrer Akten jeglicher Art. Bis zu 350.000 Blatt pro Tag, auf Wunsch indexiert, per Hand validiert und importfertig für Ihr Zielsystem.
  • Kreditakten: Digitalisierung Ihrer analogen Kreditaktenbestände durch ausgebildete Bankkaufleute. Auf Wunsch Abholung und Transport der Dokumente aus Ihrem Büro in verplombten Sicherheitsbehältern. Klassifizierung jedes Dokumentes nach dem Scan.
  • Personalakten: Full Service für Ihre papierlose Personalakte: Fachkräfte aus dem Personalwesen als Ansprechpartner, Prozesse nach Maß und per Hand validierte Scans.
  • Posteingangsbearbeitung: Optimierte Arbeitsprozesse mit dem digitalen Post- oder Rechnungseingang. documentus Köln scannt Ihre täglichen Dokumente für einen weltweit zeitgleichen und sofortigen Zugriff.
  • Bücher: Konservieren Sie Zeitzeugen: documentus Köln digitalisiert Bibliotheken ab 20 Büchern und mehr. Mit modernster Technik und schonenden Verfahren.

Key-Facts übers Scannen und Digitalisieren

  • Kapazitäten bis zu 350.000 Blatt pro Tag
  • Scannen im Simplex-/ Duplexverfahren
  • Scannen in Farbe, Graustufen, Schwarz-Weiß
  • Auflösung von 200 und 400 DPI
  • Dateiausgabe nach Ihren Vorgaben
  • Digitalisierung von Unterlagen in unterschiedlichsten Formaten

Und so funktioniert es

Wir möchten, dass Sie unseren Prozess nachvollziehen können. Deshalb haben wir jeden einzelnen Schritt für Sie aufgeschrieben. So könnte es auch bei Ihnen laufen.

Piktogramm: Person mit Sprechblase berät.

Beratung

Hier legen wir mit Ihnen Ihre persönliche Digitalisierungsstrategie vor Ort fest. Der Soll- und Ist-Bedarf wird ermittelt und Sie erhalten ein projektbezogenes Angebot.

Piktogramm: Diagramm.

Projektabstimmung

In einem gemeinsamen Workshop erarbeiten wir Ihren Leistungskatalog, der den Bedarf konkretisiert und Lösungsansätze definiert – alles unter der Balance zwischen Ihrem Nutzen und Aufwand.

Piktogramm: LKW fährt nach rechts.

Datenübernahme

Wir übernehmen Ihre Datenbestände innerhalb einer geschlossenen und datenschutzkonformen Sicherheitskette.

Piktogramm: Drei Serverschränke.

Scannen und Digitalisieren

Unter höchster Sicherheitsstufe führen wir die vorbereitenden Arbeiten durch und scannen im duplex-Verfahren auf Hochleistungsscannern – bis 350.000 Blatt pro Tag.

Piktogramm: Computer mit grünem Haken.

Datenübergabe

Hier erhalten Sie Ihre digitalen Datensätze optimal aufbereitet für Ihr Zielsystem. Eine Rückführung Ihrer physischen Unterlagen, bzw. die Aktenlagerung und/oder Aktenvernichtung kann auf Ihren Wunsch ebenfalls erfolgen.

Sprechen Sie mich an

Wir haben immer ein offenes Ohr für Sie. Kommen Sie mit Ihren Fragen und Herausforderungen gerne auf uns zu. Wir werden eine Lösung finden. 

Dipl.-Kfm. Walter F. Passmann im Portrait.

Dipl.-Kfm. Walter F. Passmann
Geschäftsführung Marketing/Vertrieb