Unser Archiv Know-how für Ihre Datensicherheit

Aktenarchivierung in Köln: Ihr sicherer Aktenschrank

Weil Sie rund um die Uhr einen Überblick über Ihre Archivbestände haben wollen, interessieren Sie sich für unsere Lösungen zur Archivierung. Ganz gleich ob analog oder digital – mit unserem Know-how aus mehr als 30 Jahren bieten wir zertifizierte und maßgeschneiderte Lösungen zur Aktenarchivierung in und um Köln, Düsseldorf, Aachen, Mönchengladbach und Bergisch Gladbach.

Hochregallager mit eingelagerten Aktenkartons und einem Hochregalstapler im Sicherheitsarchiv von documentus Köln

Richtungsweisend für hochqualitative Datensicherheit in der Region Köln

Beleuchtet man die Dokumentenverwaltung in Unternehmen, dann sind seit Jahren folgende Probleme festzustellen:

  • Datenbestände wachsen überproportional schnell
  • Datenmanagement wird unübersichtlicher
  • wichtige Informationen sind schwerer zu finden
  • Personal wird durch atypische Aufgaben gebunden
  • Aktenberge bringen interne Lagerkapazitäten an ihre Grenze
  • analoge Ablagestruktur behindert den Schritt ins digitale Zeitalter
  • alternativ nutzbare Büroflächen werden blockiert

Um in Zukunft wieder über mehr oder neue Ressourcen verfügen zu können, bieten wir die entscheidende, strategische Lösung für die vorhandenen Akten- und Datenbestände: Den vollumfänglichen Archivservice von documentus Köln.

So archivieren wir Ihre Akten und Daten

Bedarfsorientiert, effizient, praxisbewährt, revisionssicher, nach DIN EN ISO 9001 zertifiziert und auf modernstem Sicherheitsniveau, bietet documentus Köln eine Kapazität von mehr als 220 Aktenkilometern. Das erst im Jahre 2018 in Betrieb genommene Sicherheitsarchiv ist eines der Modernsten der Branche und setzt Maßstäbe.

Lassen Sie sich von unserem breiten Servicespektrum „rund um Ihre Akte“ überzeugen. So individuell Ihre Organisationseinheit, so individuell sind die von documentus Köln erarbeitenden Lösungs- und Leistungsattribute. Und das ist erst der Anfang. Wir skizzieren Ihnen zudem hybride Lösungen von physischer Archivierung und Digitalisierung Ihrer Dokumente.

Zudem übernimmt documentus Köln den gesamten Prozess für die rechtssichere Digitalisierung und Archivierung Ihrer Akten und Dokumente: Von der Aktenabholung über das Dokumente digitalisieren bis hin zur Aktenvernichtung und Entsorgung sind wir Ihr zuverlässiger Partner in der Region.

Hier finden Sie unser detailliertes Anfahrtsgebiet.

dos+ ist die Lösung: Wir suchen keine Akten; wir finden sie

Die gesamte Recherche, Verwaltung und Pflege Ihres Archivs wird mit unserer webbasierten Software dos+ abgewickelt. Von der jeweils barcodegestützten Neueinlagerung über den Zugriff bis hin zur Wiedereinlagerung. Mit dos+ können Sie Ihre eigenen Aktenbestände einsehen, recherchieren und Akten anfordern. Gerne stellt Ihnen unser Kontakt einen Testzugang, für einen ersten Eindruck, zur Verfügung.

Zum Dos+ Login

Aktenarchivierung ganz einfach in 5 Schritten

Piktogramm: Eine Person mit Sprechblase berät.

Beratung

Nach Ihrer Kontaktaufnahme per Telefon oder E-Mail finden wir bei einem persönlichen Gespräch gemeinsam die für Sie wirtschaftlichste Lösung.

Piktogramm: Ein unterzeichneter Vertrag.

Auftragserteilung

Sie erhalten auf Basis der Beratung ein auf Sie zugeschnittenes Archivierungskonzept mit einem dazugehörigen Angebot.

Piktogramm: Ein LKW in Seitenansicht.

Abholung

Wir holen Ihrer Akten in GPS-überwachten und speziell gesicherten Fahrzeugen ab.

Piktogramm: Zwei Aktenordner.

Einlagerung

Wir lagern Ihre Akten unter höchster Sicherheitsstufe ein.

Piktogramm: Ein Mobiltelefon mit grünem Häkchen.

Kontrolle

Der Zugriff und die Verwaltung Ihrer gesamten Akten wird Ihnen durch unser Webportal ermöglicht – Sie können diese anfordern, vernichten oder auch weitere Akten einlagern.

Archivieren! Mit Sicherheit bei documentus Köln

17.000 Palettenstellplätze, 250 Aktenkilometer, 2,5 Mio. Akten – das sind eindrucksvolle Zahlen. Und so sieht das dann aus:

Draufsicht auf Akten auf Paletten im Sicherheitsarchiv von documentus Köln.

1989 als REISSWOLF Köln GmbH gegründet, erfolgte 2017 der Markenwechsel und die Umfirmierung in documentus Köln GmbH. Mit diesem Schritt zur digitalen Marke stellen wir uns der Zukunft. Das zeigt sich auch durch unsere neuen Lösungen wie beispielsweise bei der Digitalisierung von Akten, der digitalen Signatur sowie der Datenschutzberatung. Gemeinsam mit unseren 70 Mitarbeitern entwickeln wir auch weiterhin individuelle und zukunftsfähige Lösungen für Ihr Unternehmen.

Sprechen Sie mich an

Wir haben immer ein offenes Ohr für Sie. Kommen Sie mit Ihren Fragen und Herausforderungen gerne auf uns zu. Wir werden eine Lösung finden.